Rijnboutt behaalt ISO 9001 certificering

Onlangs behaalde Rijnboutt het ISO 9001-cerficaat. Waarom vinden we dat belangrijk? En wat betekent het voor onze dienstverlening?

Rijnboutt heeft het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) binnen het bureau toegankelijk en helder gemaakt voor iedereen. Het zorgt dat we steeds betere manieren vinden om processen te verbeteren om zo optimaal, efficiënt en prettig mogelijk te werken. “Het certificaat is de bevestiging dat we de kwaliteit die we voorstaan beheersen, nu en in de toekomst”, vertelt operationeel directeur Renée Liefting.

Rijnboutt werkte weliswaar al op basis van een KMS, maar naarmate het bureau in omvang groeit wordt het steeds belangrijker om de kwaliteit structureel te borgen. “Schaalvergroting gaat hand in hand met de behoefte aan een meer overzichtelijke en toegankelijke werkmethodiek”, zegt ontwerper architectuur Mees Temmink. “In de loop van de tijd was een breed scala aan methodes, mappenstructuren en manieren beschikbaar om het systeem in te richten.”

In de aanloop naar de ISO-certificering zijn alle KMS documenten – handleidingen, checklists en templates  – geüpdatet en via het intranet van Rijnboutt toegankelijk gemaakt. Ook zijn alle processtappen vastgelegd. Dat geldt voor zowel het primaire proces (projecten en vakinhoudelijke zaken) als het secundaire proces (de bureauorganisatie). Zo kan degene die het project leidt nog sneller en efficiënter een project voorbereiden. “Neem het startdocument waarin we ambities, doelen en verantwoordelijkheden vastleggen”, vertelt Mees verder. “Zo weet iedereen wat er in welke fase van een project zowel intern als extern moet gebeuren. En hiermee bekijken we bij aanvang van het project al waar de te benutten kansen liggen en waar de risico’s schuilen.”

Met de optimalisatie van het KMS is nog duidelijker geworden wat de afspraken zijn, welke processtappen er genomen moeten worden en welke hulpmiddelen er dienen te worden gebruikt. “Er is veel kennis in huis en veel vakinhoudelijke en procesmatige informatie waar je bij een project rekening mee moet houden. We willen dat dit voor iedereen makkelijk bereikbaar en toegankelijk is”, zegt Renée. “Daarbij is een goed georganiseerde interne organisatie ook van wezenlijk belang voor een kwalitatief goed en betrouwbaar product voor onze opdrachtgevers.”

^ Het kwaliteitsteam (van links naar rechts, van boven naar beneden): Alwin, Marian, Margret, Mees en Renée

Een kwaliteitsverantwoordelijke in elke groep

Vier kwaliteitsverantwoordelijken van de multidisciplinaire groepen binnen het bureau hebben het nieuwe kwaliteitssysteem opgezet. Mees vormt samen met technisch ontwerper Alwin van Soomeren, senior technisch ontwerper Margret van den Broek en senior landschapsarchitect Marian Enders een divers kwaliteitsteam dat een bureaubrede blik vertegenwoordigt en als aanspreekpunt fungeert.

Er zitten veel positieve kanten aan zijn rol als kwaliteitsverantwoordelijke, vindt Marian. “Je praat intensief met de directie en medewerkers, krijgt een inkijkje in de structuren en processen en kunt iets ten goede veranderen”. Daarnaast is er meer begrip, uitwisseling en discussie binnen het bureau ontstaan. “Dat iedere groep een aanspreekpunt heeft, draagt bij aan de onderlinge communicatie.”

Ook Alwin die, toen hij als kwaliteitsverantwoordelijke begon, net een jaar bij Rijnboutt werkte, merkt dat hij in deze positie echt een verbindende rol kan spelen. Hij komt meer te weten over hoe en waarom dingen op een bepaalde manier worden gedaan en hij vindt het leuk om nieuwe collega’s te leren om met het systeem te werken. En door het KMS op intranet onder te brengen, is er alle gelegenheid om dingen te toetsen, te bespreken, om vragen te stellen en ideeën en oplossingen te verkrijgen.

De kwaliteitsverantwoordelijken zijn geen politieagenten. “Een duidelijk raamwerk bepaalt de bandbreedte waarbinnen je vrij kunt manoeuvreren als team. Je betrekt elkaar, werkt samen, deelt kennis en dat maakt het werk plezierig en rijker”, zegt Margret. “Het is dan ook geen star, maar een dynamisch systeem dat past bij eigenwijze architecten die er samen iets leuks en goeds van willen maken”.

Mees vult aan: “De ISO 9001-certificering is een middel en een stok achter de deur om de kwaliteit blijvend te beheersen en de processen te verbeteren. Het laat zien wat voor bureau je bent.”

“En gestructureerd werken helpt je steeds beter te worden”, besluit Margret. “Een goed KMS is ook een manier om makkelijker, sneller, met korte lijnen en plezier te werken.”

Tekst: Viveka van de Vliet